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Der Gemeinderat hat sich in seinen Sitzungen vom 23. August 2016 und am 7. Februar dieses Jahres bereits mit der Thematik „Übertragung der Standesamtsaufgaben an eine andere Kommune“ befasst. Weisungsgemäß wurde von der Verwaltung mit der Stadt Eltmann der Entwurf einer Vereinbarung über die Übertragung der Standesamtsaufgaben erarbeitet, die in der Sitzung am Dienstag erneut dem Sander Gemeinderat vorgelegt wurde. Die Erläuterungen dazu nahm Bürgermeister Bernhard Ruß vor.
Das Gemeindeoberhaupt wies zunächst darauf hin, dass im Standesamt Geburten, Eheschließungen und Todesfälle beurkundet werden. Durch rechtliche Bestimmungen wie Zahl und Qualifizierung des Personals, Kosten für Hard- und Software usw. sei der finanzielle Aufwand in Relation zu den rund 50 Fällen im Jahr für die Gemeinde Sand enorm hoch.
Aufgrund des bevorstehenden Ausscheidens einer Mitarbeiterin im Standesamt habe die Gemeinde überprüft, ob es aus finanzieller Sicht sinnvoll ist, die Aufgaben eines Standesamtes weiterhin selbstständig wahrzunehmen. Der Gemeinderat habe sich deshalb dazu entschlossen, das Standesamt an die Stadt Eltmann zu übertragen.
Wie Bürgermeister Bernhard Ruß weiter ausführte, sei das Standesamt nicht zu verwechseln mit dem Einwohnermeldeamt bzw. Passamt. Dort erfolgen u. a. die An- und Abmeldungen in der Gemeinde und hier werden Personalausweise und Reisepässe ausgegeben. Diese Arbeiten werden weiterhin von der Gemeindeverwaltung Sand erledigt.
Änderungen, und die auch nur im kleinen Umfang, ergeben sich bei einer Verlagerung des Standesamtes lediglich bei Eheschließungen. Die Anmeldung der Eheschließung (Aufgebot) müsse künftig in der Stadt Eltmann erfolgen. Die Trauung könne nach wie vor durch die jeweiligen Bürgermeister im Sander Rathaussaal vorgenommen werden. Geburten werden ohnehin im Standesamt der Stadt beurkundet, in der die Geburtsklinik steht und bei Sterbefällen übernehme die Meldung im Standesamt in nahezu allen Fällen das beauftragte Bestattungsinstitut, so Bürgermeister Ruß.
Im weiteren Verlauf der Gemeinderatssitzung ging es noch um Einzelheiten der Vereinbarung zwecks Übertragung des Standesamtes an die Stadt Eltmann. Schließlich billigte der Gemeinderats Sand in seiner Gesamtheit dem Entwurf der Vereinbarung. Die Verwaltung wurde beauftragt, die Vereinbarung mit der Stadt Eltmann abzuschließen und der unteren Standesamtsaufsicht am Landratsamt Haßberge zur Zustimmung vorzulegen. Der Stadtrat Eltmann muss dieser Vereinbarung ebenfalls noch zustimmen.